Gegevensverwerking in het kader van de verkiezingen: secretaris stem-, tel- of hoofdbureau

De gegevensverwerking

In het kader van het algemeen belang, meer bepaald met het oog op de ordelijke organisatie van de verkiezingen, worden uw persoonsgegevens als secretaris op verschillende wijzen verwerkt.

De secretaris van een tel- of hoofdbureau wordt door de voorzitter van het betreffende bureau benoemd uit de gemeenteraadskiezers van een gemeente van het Vlaamse Gewest (artikelen 37, 38, 40 en 45 LPKD). De secretaris van een stembureau wordt door de voorzitter van het stembureau benoemd uit de kiezers van de desbetreffende gemeente, behalve in Antwerpen, waar de secretaris van het stembureau door de voorzitter van het stembureau benoemd wordt uit de kiezers van het desbetreffende stadsdistrict (48 LPKD). In dit kader gebeurt de verwerking van de persoonsgegevens van de secretaris door de voorzitter van het desbetreffende bureau.

Wanneer u als secretaris deelneemt aan de werkzaamheden van een stem-, tel- of hoofdbureau, ondertekent u mee het proces-verbaal dat na deze werkzaamheden wordt opgesteld. In dit proces-verbaal wordt uw naam opgenomen. Bent u secretaris van een stembureau, dan wordt dit proces-verbaal, in geval van stemming op papier, in eerste instantie aan de voorzitter van het telbureau overhandigd (artikel 145 LPKD), vooraleer het bezorgd wordt aan de voorzitter van het gemeentelijk hoofdbureau en tot slot aan de provinciegouverneur. Bent u secretaris van een telbureau, dan worden uw gegevens vermeld in het proces-verbaal van het telbureau, dat overhandigd wordt aan de voorzitter van het gemeentelijk hoofdbureau (artikel 158 LPKD) en tot slot bezorgd wordt aan de provinciegouverneur. Bent u secretaris van een hoofdbureau, dan wordt het proces-verbaal rechtstreeks aan de provinciegouverneur bezorgd. Deze laatste bewaart in opdracht van de Vlaamse overheid de processen-verbaal (artikel 172 LPKD). De processen-verbaal van de stem- en telbureaus worden gedurende zes maanden na de geldigverklaring van de verkiezingen bewaard en worden daarna zo snel mogelijk vernietigd. Tot die periode kan overeenkomstig artikel 173 LPKD inzage verleend worden aan de processen-verbaal van de stem-en telbureaus op schriftelijk verzoek, gericht aan de provinciegouverneur. De gegevens van de secretaris van het hoofdbureau die voorkomen in het proces-verbaal van het hoofdbureau, worden om redenen van algemeen belang, meer bepaald de vereiste van transparantie in het kader van de verkiezingen, alsook voor wetenschappelijk of historisch onderzoek en statistische doeleinden gedurende 6 jaar bewaard, waarna ze geanonimiseerd worden. Een afschrift van het proces-verbaal van het gemeentelijk hoofdbureau wordt door de gemeentesecretaris weliswaar voor iedereen ter inzage gelegd. Daarnaast bezorgt het gemeentebestuur aan iedere kandidaat die erom vraagt, een kopie van het proces-verbaal (artikel 173 LPKD).

Een bijzondere situatie betreft de opmaak van de lijst van kiezers die niet gestemd hebben. Deze lijst wordt opgemaakt door de voorzitter van het stembureau en ondertekend door alle leden van het stembureau, zodat ook de naam van de secretaris zal vermeld worden. Vervolgens wordt deze lijst bezorgd aan de vrederechter van het desbetreffende gerechtelijk kanton (artikelen 143 en 147 LPKD).

Als secretaris van een hoofdbureau heeft u recht op een vergoeding voor de door u geleverde diensten en als secretaris van een stem- of telbureau heeft u recht op een presentiegeld. U heeft ook recht op een reisvergoeding indien u zitting heeft in een gemeente waar u niet in het bevolkingsregister bent ingeschreven (artikelen 37-40, 129 en 153 LPKD). De presentiegelden en vergoedingen komen ten laste van de provincie. Indien u die wenst te ontvangen, moet u uw naam, rijksregisternummer en bankrekeningnummer invullen op het desbetreffende formulier. Indien u secretaris bent van een stem- of telbureau, bezorgt de voorzitter van het bureau het ingevulde formulier aan de voorzitter van het gemeentelijk hoofdbureau, die het doorstuurt naar het provinciebestuur. Indien u secretaris bent van een hoofdbureau, bezorgt de voorzitter het ingevulde formulier aan het provinciebestuur. Bpost staat in voor de verdere verwerking van deze persoonsgegevens in opdracht van de provincie om zo de betaling ervan te garanderen. De verwerkte gegevens worden na de uitbetaling van de vergoedingen gewist.

Uw rechten

Als secretaris heeft u het recht op inzage in uw persoonsgegevens en om correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens te verzoeken. Voorts heeft u het recht om tegen deze verwerking bezwaar te maken. Tot slot heeft u ook het recht om te vragen dat de verwerking van uw gegevens wordt beperkt gedurende de periode dat één van de voorgaande verzoeken wordt beoordeeld. Het is wel belangrijk te vermelden dat de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk is voor de uitbetaling van de vergoedingen; deze uitbetaling kan bijgevolg niet gegarandeerd worden als uw gegevens worden gewist, uw bezwaar wordt toegekend of de verwerking wordt beperkt. Tot slot heeft u het recht klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel – 02/274 48 00 – contact@apd-gba.be).

De verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van de verkiezingen gebeurt door verschillende personen en instanties. Indien de gegevensverwerking gebeurt door de Vlaamse overheid, kan u uw verzoek om één of meer van bovenvermelde rechten uit te oefenen, richten tot de functionaris voor gegevensbescherming van het Agentschap Binnenlands Bestuur (Havenlaan 88, bus 70, 1000 Brussel – 02/553 28 28 – ABB.veiligheid@kb.vlaanderen.be). Gebeurt de verwerking door een andere entiteit, dan zullen wij u zoveel als mogelijk doorverwijzen naar de juiste contactpersoon. Voor meer informatie omtrent de gegevensverwerking door de Vlaamse overheid in het kader van de lokale verkiezingen kan u ook steeds contact opnemen met het Agentschap Binnenlands Bestuur (Havenlaan 88, bus 70, 1000 Brussel – 02/553 28 28 – info@vlaanderenkiest.be) of met de functionaris voor gegevensbescherming (Havenlaan 88, bus 70, 1000 Brussel – 02/553 28 28 – ABB.veiligheid@kb.vlaanderen.be).

Voorgaande toelichting omtrent uw rechten in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming doet geen afbreuk aan andere rechten die het Lokaal en Provinciaal Kiesdecreet of andere regelgeving aan secretarissen toekent.

* LPKD = Het Lokaal en Provinciaal Kiesdecreet. Dit decreet is de basistekst voor de organisatie van de verkiezingen. ​​​​​​​