De gegevensverwerking

In het kader van het algemeen belang, meer bepaald met het oog op de ordelijke organisatie van de verkiezingen, worden uw persoonsgegevens als voor- of bijzitter van een stem- of telbureau op verschillende wijzen verwerkt.

De voorzitter van de rechtbank van eerste aanleg of de vrederechter duidt de voorzitter en (plaatsvervangende) bijzitters van de stem- en telbureaus aan (artikelen 46 en 49 LPKD). Deze aanduiding gebeurt aan de hand van een lijst die op basis van artikel 44 LPKD opgemaakt wordt. Deze lijst bevat de persoonsgegevens van bepaalde categorieën van kiezers: magistraten, gerechtelijke stagiairs, advocaten en advocatenstagiairs, notarissen, gerechtsdeurwaarders, personeelsleden van de federale overheid, de gemeenschappen, de gewesten, provincies, gemeenten en OCMW’s van niveau A, B, C of gelijkwaardig en onderwijzend personeel. De overheden die deze personen tewerkstellen, moeten hiervan lijsten bezorgen aan de gemeenten waarvan die personen inwoners zijn. Zo maakt ook de Vlaamse overheid een lijst op van het personeel dat aan de criteria beantwoordt, en worden deze lijsten naar de betreffende gemeenten verstuurd.

Met een benoemingsbrief worden de leden van de stem- of telbureaus op de hoogte gebracht van hun aanwijzing (artikelen 47 en 50 LPKD). De leden moeten hun aanwijzing bevestigen door het ontvangstbewijs op te sturen naar de magistraat die hen heeft aangeduid. Op dit bewijs vullen de leden hun naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres in. De gegevensverwerking in het kader van de benoeming van de leden van het hoofdbureau gebeurt door de betrokken magistraat. Om de nodige bijstand te verlenen aan de magistraat in het kader van de organisatie van de verkiezingen, kan het college van burgemeester en schepenen van de desbetreffende gemeente personeelsleden ter beschikking stellen. Deze personen kunnen ook de gegevens van de leden van het hoofdbureau verwerken, weliswaar onder toezicht van de magistraat.

Wanneer u als lid van het stem- of telbureau deelneemt aan de werkzaamheden van het bureau, ondertekent u mee het proces-verbaal dat na deze werkzaamheden wordt opgesteld. In dit proces-verbaal wordt uw naam opgenomen. Bent u lid van een stembureau, dan wordt dit proces-verbaal in eerste instantie aan de voorzitter van het telbureau overhandigd (artikel 145 LPKD, alleen bij stemming op papier), vooraleer het bezorgd wordt aan de voorzitter van het gemeentelijk hoofdbureau en tot slot aan de provinciegouverneur. Bent u lid van een telbureau, dan worden uw gegevens vermeld in het proces-verbaal van het telbureau, dat overhandigd wordt aan de voorzitter van het gemeentelijk hoofdbureau (artikel 158 LPKD) en tot slot bezorgd wordt aan de provinciegouverneur. Deze laatste bewaart de processen-verbaal in opdracht van de Vlaamse overheid (artikel 172 LPKD). De processen-verbaal worden gedurende zes maanden na de geldigverklaring van de verkiezingen bewaard en worden daarna zo snel mogelijk vernietigd. Tot die periode kan overeenkomstig artikel 173 LPKD inzage verleend worden aan de processen-verbaal van de stem-en telbureaus op schriftelijk verzoek, gericht aan de provinciegouverneur.

Een bijzondere situatie betreft de opmaak van de lijst van kiezers die niet gestemd hebben. Deze lijst wordt opgemaakt door de voorzitter van het stembureau en ondertekend door alle leden van het stembureau, wier namen bijgevolg ook vermeld worden. Vervolgens wordt deze lijst bezorgd aan de vrederechter van het gerechtelijk kanton (artikelen 143 en 147 LPKD)

Als lid van het stem- of telbureau heeft u recht op een presentiegeld en op een reisvergoeding indien u zitting heeft in een gemeente waar u niet in het bevolkingsregister bent ingeschreven (artikelen 129 en 153 LPKD). Deze vergoedingen komen ten laste van de provincie. Indien u deze vergoedingen wenst te ontvangen, zal u uw naam, rijksregisternummer en bankrekeningnummer moeten invullen op het desbetreffende formulier. De voorzitter van het stem- of telbureau bezorgt het ingevulde formulier aan de voorzitter van het gemeentelijk hoofdbureau, die het doorstuurt naar het provinciebestuur. Bpost staat in voor de verdere verwerking van deze persoonsgegevens in opdracht van de provincie om zo de betaling ervan te garanderen. De verwerkte gegevens worden na de uitbetaling van de vergoedingen gewist.

De voorzitter van het stem- of telbureau maakt een lijst op van bijzitters en plaatsvervangende bijzitters die het ontvangstbewijs van de benoemingsbrief niet hebben teruggestuurd, die geen reden of een ontoereikende reden van verhindering hebben opgegeven of die zonder wettige reden afwezig zijn op de dag van de verkiezingen (artikelen 143, 147 en 159 LPKD). Op deze lijst worden de naam, het adres en mogelijke opmerkingen omtrent de afwezigheid van de desbetreffende bijzitter opgenomen. De voorzitter bezorgt deze lijst aan de vrederechter, die beslist over een eventuele gerechtelijke vervolging.

Uw rechten

Als lid van een stem- of telbureau heeft u het recht op inzage in uw persoonsgegevens en om correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens te verzoeken. Voorts heeft u het recht om tegen deze verwerking bezwaar te maken. Tot slot heeft u ook het recht om te vragen dat de verwerking van uw gegevens wordt beperkt gedurende de periode dat één van de voorgaande verzoeken wordt beoordeeld. Het is wel belangrijk te vermelden dat de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk is voor de uitbetaling van de vergoedingen; deze uitbetaling kan bijgevolg niet gegarandeerd worden als uw gegevens worden gewist, uw bezwaar wordt toegekend of de verwerking wordt beperkt. Tot slot heeft u het recht klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel – 02/274 48 00 contact@apd-gba.be).

De verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van de verkiezingen gebeurt door verschillende personen en instanties. Indien de gegevensverwerking gebeurt door de Vlaamse overheid, kan u uw verzoek om één of meer van bovenvermelde rechten uit te oefenen, richten tot de functionaris voor gegevensbescherming van het Agentschap Binnenlands Bestuur (Havenlaan 88, bus 70, 1000 Brussel – 02/553 28 28 – ABB.veiligheid@kb.vlaanderen.be). Gebeurt de verwerking door een andere entiteit, dan zullen wij u zoveel als mogelijk doorverwijzen naar de juiste contactpersoon. Voor meer informatie omtrent de gegevensverwerking door de Vlaamse overheid in het kader van de lokale verkiezingen kan u ook steeds contact opnemen met het Agentschap Binnenlands Bestuur (Havenlaan 88, bus 70, 1000 Brussel – 02/553 28 28 – info@vlaanderenkiest.be) of met de functionaris voor gegevensbescherming (Havenlaan 88, bus 70, 1000 Brussel – 02/553 28 28 – ABB.veiligheid@kb.vlaanderen.be).

Voorgaande toelichting omtrent uw rechten in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming doet geen afbreuk aan andere rechten die het Lokaal en Provinciaal Kiesdecreet of andere regelgeving aan leden van het stem- of telbureau toekent.

* LPKD = Het Lokaal en Provinciaal Kiesdecreet. Dit decreet is de basistekst voor de organisatie van de verkiezingen. ​​​​​​​